يعتبر التفويض أحد أفضل الأساليب التي يمكن للمديرين أو القادة استخدامها في المؤسسة لضمان التعامل مع المزيد من المهام خلال فترة زمنية محددة، وتحقيق بناء قدرات الفريق

وبالرغم من أهمية التفويض إلا أن العديد من مديري المؤسسات فشلوا في وضعها بعين الإعتبار 

هناك 6 خطوات اساسية للتفويض في معظم الحالات يفشل المديرون في تنفيذها ثم يشتكون لاحقاً من عدم كفاءة موظفيهم في في إنجاز مهامهم

1 الإعداد الجيد للتفويض

اذا كنت ترغب في تحقيق أفضل نتائج من الموظفين فقم بأعدادهم بشكل كافٍ و جيد للمهمة، لأنه لا يمكن للموظفين تقديم نتائج جيدة مالك يتم التفكير والتخطيط للمهمة الموكلة إليهم بشكل جيد 

يشمل الإعداد أيضاً التواصل الفعال في الموعد النهائي للمهمة، إضافة إلى التوقعات بعد الإنتهاء من المهمة.

2 نقل المعلومات الى الموظفين

لابد أن يكون المدراء بحاجة إلى نقل المعلومات التي لا مو بالبحث عنها إلى الموظفين، بالإضافة إلى التأكد من تضمين معلومات واضحة عن التوقيت والميزانية، هذا كله يتعلق بتوفير معلومات مفصلة للتأكد مما إذا كان الموظفون قد أصبحت لهم التفاصيل واضحة والتعليمات التي قد تنشأ فيما يتعلق بالمهمة المعينة. 

من الضروري أيضا طرح أسئلة لمعرفة المجالات والجوانب التي قد تحتاج إلى توضيح للتأكد من أن كل شي واضح ومفهوم بشكل جيد لتجنب الأخطاء.

3 تأكيد التفاهم بين الموظفين

أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في التفويض هو افتراض أن الموظفين يفهمون ما تريد ، بدلاً من التأكد من قيامهم بذلك ، ولا يستغرق تأكيد التفاهم سوى حوالي 60 ثانية ، ولكنه أهم محدد للنجاح أو الفشل

 وتعتبر أفضل طريقة لتأكيد الفهم هي أن تطلب من موظفيك إعادة صياغة الطلب أو المهمة بأسلوبهم الخاص، وإذا لم تكن مستعدا للقيام بهذه المرحلة حيث يجب عليك على الأقل طرح الأسئلة للتأكد من أن الموظفين يفهمون جميع جوانب ما هو مطلوب.

4 تأكيد الالتزام بالمهام 

يعتبر الإلتزام بالمهام جزء هام من عملية التفويض التي يتخطاها معظم المديرين، غالباً ما يفترضون فقط أن الموظفين قد قبلوا المهام التي تم تكليفهم بها، إن أهم جزء في سباق التتابع هو تسليم العصا للعداء التالي، يجب ألا يكون الشخص مختلفاً في مكان العمل

أضافةً إلى التأكد من التزام الموظفين بالنتائج المتوقعة وبالعملية التي تم تحديدها وأن الأهداف العامة للمهمة تتماشى مع أهدافك

تأكد من أنهم على دراية بأي عواقب قد تنتج إذا فشلوا في تحقيق النتائج المرجوة

5 تجنب التفويض العكسي

 غالبًا ما ينتهي الأمر بالمدراء بإكمال المهام التي فوضوها لموظفيهم

لأن هذه المهام تنتهي بطريقة ما مرة أخرى إلى وظائفهم، وهذل ما يسمى “التفويض العكسي”.

نادرًا ما يكون من الضروري للمدير إن حدث ذلك أن يستعيد مهمة كان قد فوضها إلى شخص آخر، إذا كان هذا ضروريًا فهذا يعني على الأرجح أنه لم يتم قضاء وقت كافٍ في مرحلة الإعداد وأن الوقت أو الموارد أو القيود الأخرى أدت إلى مشاكل لم تتوقعها

6 ضمان مساءلة الموظفين 

يعتبر الاتصال الثنائي جزء أساسي من التفويض وتعتبر المساءلة هي مفتاح عملية التفويض، هذا يعني أن الموظفين يتواصلون معك بانتظام بشأن حالة التسليم وتوقيت التسليم حتى لا تكون هناك مفاجآت غير مخطط لها

من إيجابيات المساءلة ان عملية التفويض تصبح أسرع وأكثر مرونة كلما قمت بذلك، و بمجرد إتقانها ستجني باستمرار نتائج رائعة