يشتكي كثيرُ من الناس أن يومهم لا يكفي لإنجاز المهام الخاصة بهم، وفى هذا الصدد يقول جان دو لابرويار:”أولئك الذين يسيئون استخدام وقتهم هم أول من يشكون من ضيق الوقت”، المشكلة ليست فى الوقت نفسه بل فى كيفية استغلاله، إذن ما هي الطريقة المثلى لإدارة الوقت بشكل جيد، وهل هناك مهارات يُمكن إتقانها للتغلب على سوء استغلال الوقت، فى هذا المقال سنتعرف على كيفية إدارة الوقت وأهم النظريات العالمية التى تناولت أفضل الطرق لتنظيم الوقت واستغلاله بشكل أمثل.

  • مهارات إدارة الوقت

1- تحديد الهدف

لن تستطيع تنظيم وقتك إذا لم يكن لديك هدف محدد تسعى إليه، كلما كانت أهدافك واضحة ومحددة استطعت تنظيم وقتك بما يناسب تحقيق تلك الأهداف، يجب أن تكون أهدافك قابلة للتحقيق.

2- وضع قائمة بالمهام اليومية

وضع قائمة بالمهام اليومية المراد إنجازها وترتيبها وفقًا للأهمية، يمكنك من استغلال وقتك وتنظيمه بالشكل الأمثل، امتلاكك لمفكرة تدون فيها مخططاتك توفر لك الوقت وتسهل عليك تنفيذ المهام المطلوبة وعدم نسيانها.

3- تحديد الأولويات

تحديد المسؤوليات والمهام وترتيبها فى أولويات بناءًا على الأهمية وسرعة التنفيذ، فهناك مهام عاجلة لا يمكن تأخيرها يجب أن تنفذ أولًا،وجود قائمة بالأعمال المهام مرتبة وفقًا لأولوية وأهمية التنفيذ، تسهل عليك إنجاز المهام واتخاذ القرارات بشكل أفضل.

4- الابتعاد عن المشتتات

ركز على المهمة التى تقوم بها وابتعد عن أي مشتت للذهن، مصادر التشتيت كثيرة ، التليفزيزن ووسائل التواصل الاجتماعي أكبر مصادر التشتيت وعامل رئيسي فى ضياع الكثير من الوقت، حاول أن تتجنبهم بقدر الإمكان.

5- وضع جدول زمني لإنهاء المهام

وضع توقيت زمني محدد لإنهاء المهام يساعد على التركيز والعمل بفاعلية أكبر لإنجاز المهمة فى الوقت المحدد، كما يساعدك تحديد وقت زمني لإنهاء المهام فى التعرف على المشكلات المحتملة قبل وقوعها، فتستطيع وضع خطط للتعامل معها.

  • نظريات إدارة الوقت

  •  قانون باركنسون

“إن العمل يتمدد لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه”، جملة كتبها سايرل نورثكوت باركنسون في بداية مقالة نشرت في صحيفة الإيكونومست عام 1955، عُرفت فيما بعد باسم “قانون باركنسون”، وأصبحت من أشهر النظريات التى تناولت تنظيم الوقت، ومضمون هذا القانون أنه كلما كان الوقت المتاح لتنفيذ مهمة كبيرَا، يلجأ الفرد للتسويف والتأجيل، وإذا كان الوقت المتاح ضيق يعمل الفرد بشكل أسرع وبتركيز أكبر لإنجاز المهمة فى الوقت المحدد، فما يُنجز فى 10 ساعات يمكن أن يُنجز فى 5 أو 4 ساعات.

  •  مصفوفة آيزنهاور Eisenhower Matrix

ابتكر الرئيس الأمريكي “دوايت آيزنهاور” تلك المصفوفة لإدارة وتنظيم الوقت، وبمكن من خلالها تحديد المهام العاجلة والمهمة عن غيرها من المهام.
وتقسم هذه المصفوفة المهام على هذا النحو: مهم، مهم وعاجل، مهم وغير عاجل، غير مهم وغير عاجل. ويجب إنجازالمهام ذات الأهمية الكبرى والعاجلة،ولكن من المهم الانتباه إلى الأعمال المهمة وغير العاجلة .

  •  نظرية The Pickle Jar

تنفيذ المهام الكبرى والمعقدة أولاً، تليها المهام السهلة والبسيطة هو الأساس الذى تقوم عليه نظرية The Pickle Jar، تستند النظرية على فكرة أن الوقت ، مثل الوعاء ، محدود. حياتنا هي ذلك الوعاء وما بداخله مساحة محدودة، كل يوم يملأ الجميع وقتهم بأنشطة مهمة وأقل أهمية وغير مهمة.
تقسم النظرية المهام إلى صخور كبيرة وحصى ورمل، وتفترض وجود وعاء أمامك، ودورك أن تملأ الوعاء بهذه الأشياء الثلاثة، بماذا ستبدأ؟، ترى النظرية أن الصخور هي الأهم فيجب أن نبدأ بها لأن الحصى والرمل سيجدون مكانًا بين فراغات الصخور، وأي محاولة لتغيير ترتيب النظرية لن تنجح، كذلك الحال فى إدارة الوقت، حيث تساعدنا النظرية على تحديد أولوياتنا للحياة اليومية وتخطيط المهام بطريقة توفر لنا المزيد من الوقت والجهد.

  •  مبدأ باريتو

واضع هذه النظرية هو الخبير الاقتصادي فيلفريدو باريتو، وييرى باريتو على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. ويعرف هذا المبدأ أيضا بقاعدة 80 /20، ومبدأ باريتو قابل للتطبيق فى كثير من المجالات، في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام.

  • The ABC Method

هذه النظرية طورها “Alan Lakein” مؤلف اكتاب How to Get Control of Your Time and Your Life، وتعتمد على على تصنيف المهام حسب الأولوية، فمعرفتك بالأعمال الواجب تنفيذها غير كافية، يجب أن تعرف وتحدد مقدار أهميتها،
ويرى “Alan Lakein” أن حُسن إدارة الوقت تقتضى وضع المهام في فئات: C أو B أو A، يجب البدأ بالحرف “A” ولا يُمكن الانتقال إلى “B” حتى تنهي جميع مهام “A” وهكذا فى باقي المهام.
إذا كنت ممن يشتكون من قلة وضيق الوقت، تعلم كيفية إدارة وتنظيم وقتك فهو أفضل طريقة لإنجاز المهام والنجاح فى الحياة.