إيلون ماسك، بيل غيتس، ألبرت آينشتاين، مايكل آنجيلو، إيمي لاندينو، أنا وأنتم، كلنا نملك 24 ساعة في اليوم. لكن كيف يستطيع بعضنا إنجاز الكثير بها والبعض الآخر لا ينجز شيئاً؟
السر في إدارة الوقت والأولويات؛ المهارة الأكثر أهمية في عصر المعلومات الكثيفة الذي نعيش فيه، مهارة ستنقلك لمرحلة جديدة في حياتك من حيث الإنتاجية والإنجاز والنجاح؛ ليس فقط النجاح المهني، بل نجاحك العائلي، نجاحك كصديق، وأي مجال وناحية في الحياة.
لنتعمق إذاً في تفاصيل هذه المهارة لنتمكن من تطبيقها والاستفادة منها.
أهمية إدارة الوقت
- تخفيف التوتر: فعندما تكون قائمة مهامك منظمة ومخطط مسبقاً، وتخط بيدك إشارة “الصح” إلى جانب كل مهمة تنهيها من قائمتك، ستشعر أنك تتقدم وتنجز وتركّز أكثر ومن ثم يخف التوتر.
- اكتساب صفات وعادات مفيدة: تنظيم الوقت يعلم الشخص الدقة والالتزام والانضباط، كذلك يزيد الثقة بالنفس عند رؤية ما يمكنه تحقيقه وإنجازه.
- محدودية وخصوصية الوقت: وهي ما يفهمه ويستوعبه أي مدير جيد لوقته، فالدقائق التي تذهب لن تعود ولن تعوض، الوقت مورد محدد إن لم نخطط لاستغلاله واستخدامه بفعالية لن نستطيع تعويضه او استرجاعه.
- يوفّر لك مزيداً من الوقت: الأشخاص الذين يجيدون إدارة وقتهم والالتزام بمخططاتهم، يستطيعون إيجاد الوقت لممارسة نشاطاتهم المفضلة كالقراءة أو قضاء وقت مع العائلة والأصدقاء.
- مهارة شخصية حياتية قبل أن تكون مهنية: إدارة الوقت مهارة ذات أثر إيجابي على جميع الأصعدة في حياتنا وليس فقط المهني، فتجعلنا أكثر تركيزاً في العمل وأكثر إيجابية ومرونة في الحياة.
أسس وخطوات إدارة الوقت
التخطيط
الذي يعتبر أساس إدارة الوقت، ويجب فيه أن تحدد إطاراً زمنياً للمهام، أن توزّعها على الفترة المحددة بما يناسب طاقتك وقدراتك، وبالتالي تكون الصورة الكبيرة جلية في ذهنك؛ وفي العمل الجماعي فإن معرفة أعضاء الفريق للخطوط العريضة والأهداف بوضوح يمكن الفريق من السير باتجاه واحد وبالتالي فعالية الفريق في العمل.
تحديد الاولويات: من الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار دوماً، حيث نقسّم المهام ضمن فئات إما حسب الأهمية أو التعقيد أو المهلة المحدّدة (طريقة آيزنهاور التي سنتطرق لها بعد قليل ستساعدك في هذه النقطة). إن عدم معرفة أو عدم تحديد الأولويات يجعلك شخصاً مشغولاً لا منتجاً وهو ما لا تريده، فانشغالك عن الأهم يُخسِرك وقته. إضافة إلى أن تحديد الأولويات يجعل اتخاذ القرارات فيما يتعلق بالمستقبل أكثر سلاسة وسهولة.
تحديد الهدف
وهو أمر بديهي حتى تستطيع بدء التخطيط، يحبّذ هنا أن تقسّم هدفك أو أهدافك إلى مهام أصغر وأبسط لتسهّل توزيعها. يجب أن تكون أهدافك واضحة ومباشرة، وواقعية كي تكون قابلة للتحقيق. أيضاً، فإن تحديد الهدف يجعل اتخاذ القرار عند تعدد الخيارات المتاحة أسهل. كن حريصاً على أن تدون الأفكار والأهداف وتجنب تخزينها في عقلك، عقلك لمعالجة المعلومات وليس لتخزينها؛ ومن خلال تدوينها فأنت تضمن عدم نسيانها أو تعارض الأشياء مع بعضها.
مهارة التواصل
امتلاكك لهذه المهارة مفيد في ناحيتين أساسيتين، الأولى أن التواصل السيء سيكلفك الكثير من الوقت لإيصال الأفكار وتوضيح الأهداف للفريق كما أنه ينتج الأخطاء التي ستحتاج الوقت لإصلاحها؛ الثانية أن التواصل الجيد يمكنك من توضيح خططك وأهدافك لمن حولك-حتى من هم خارج إطار العمل- فلا تتعرض للمضايقات أو الإزعاجات، ويتيح لك الفرصة لتكلف الآخرين بمهام توفر عليك الوقت.
إبقاء جدول او قائمة مهام
وجود هذه القائمة وتعاملك مع التنظيم بشكل خطي ومباشر سيشعرك بأن الأمور تحت السيطرة، ومن ثم ستزداد فعاليتك وتركيزك، وكما ذكرنا فإن نقل الأمور من عقلك للورق يتيح المجال للتفكير بإبداعية أكثر وتركيز أكبر؛ الأمر شبيه بالهاتف المحمول كلما احتوى على صور وملفات وفيديوهات أكثر كان أبطأ. كما أن لكل شحص فترات محددة في يومه يكون فيها أكثر نشاطاً وفترات أقل، لذلك من الضروري أن يجدول الأولويات في وقت ذروة النشاط والانتاجية من يومه.
التفويض
هنا يجب أن نأخذ بعين الاعتبار طبيعة المهمة التي نفوّضها وموقعها في قائمة الأولويات، ومهارة الشخص الذي سنفوضها له؛ عموماً إذا كانت نتيجة التفويض تتطلب منك أيضا إجراء تعديلات وبالتالي تتطلب وقت، فهذا لا يعتبر تفويض فعال في حال المهمات المستعجلة، حاول تجنبه؛ وبالنسبة للمفوَّض فإذا كان قادراً على القيام بـ 85% من المهمة، فوّضها له. أهمية التفويض تكمن في أنه يتيح لك الفرصة لتكون في تركيزك وحضورك الذهني والجسدي الكامل أثناء إنجاز المهام التي لها أولوية، فلن تقلق على ازدحام برنامجك أو ضياع وقت المهام الأخرى المهمة ولكن ليست بذات الأولوية.
نصائح واستراتيجيات لتطويرها
اصنع حدود
تعلّم متى تقول لا لعرض ما ومتى تقول نعم؛ فمثلاً لو عرض عليك أصدقائك للخروج في وقت كنت قد خصّصته مسبقاً لإنجاز مهمة ما، عليك ان ترفض العرض دون تفكير. وعندما يعرض عليك شخص موثوق المساعدة أو إنجاز مهمة بالنيابة عنك، فلا ضير في ان تقبل ذلك-في حالة طارئة وليس كعادة تتبعها بأن تطلب من الآخرين أن يقوموا بمهامك.
استيقظ قبل نصف ساعة من الموعد المعتاد
هذه النصف ساعة ستكون الجزء المفضل من يومك بعد الاعتياد عليها. هذا الوقت هو خارج جدولك الزمني للمهام، أي أنه وقت خاص بك، قد تستغله في أفعال بسيطة تأثيرها كبير على نفسيتك أي أنها تهيّأ جسدك وعقلك للبدء باليوم بقوة دون استعجال وقلق من التأخير، فإذا بدأت اليوم بقوة ونشاط وفعالية سيتابع على هذه الحال.
حياتك محصلة الأشخاص الذين تقضي وقتك معهم
إذا أردت أن تسيّر وقتك بالشكل الصحيح وتزيد إنجازاتك، عليك قبل كل شي أن تنتبه لمحيطك، فإذا كان محيطك من أشخاص مسوّفين مهملين غير ملتزمين ستجد دوماً الحجة المقنعة لتكون مثلهم، أما إذا كان محيطك من أشخاص منتجين ملتزمين عادات صحيحة ستجد نفسك تتشرّب من هذه الهالة المرتبة والمنظمة للحياة. إذا ابدأ بالتعامل أكثر مع المجموعة الثانية وأقل مع الأولى.
تعقب وقتك
الأمر تماماً كما يبدو: ورقة وقلم، سجل المهام أو الأنشطة التي ستقوم بها، حدد وقت بدايتها ووقت نهايتها، سجل المدة الزمنية التي أخذتها. هكذا، ستصبح أكثر وعياً للأمور التي تأخذ من وقتك الثمين دون فائدة تذكر، وهي خطوة أساسية في تطبيق مفهوم الTimeboxing أو تبويب وتخصيص الوقت الذي سنتطرق له بعد قليل.
طريقة بسيطة لتطبيق تعقب الوقت:
A better way to track your habits
لا تمسك هاتفك في الساعة الأولى من استيقاظك
كما قلنا منذ قليل، إذا ملكت الساعة الأولى من يومك فقد ملكت يومك بأكمله! وهنا الأمر يعتبر حفاظاً على الصحة العقلية أيضاً، فعندما نستيقظ تكون الموجات الدماغية في حالة تدعى حالة ألفا، فيها يكون دماغنا مستيقظ لكن غير واعٍ بمعنى أنه يستقبل المعلومات فقط دون أي رد فعل وهذه المعلومات تترسخ في العقل الباطن. فإذا قدمت لدماغك وهو في هذه الحالة معلومات موتّرة كبريد مفاجئ مزعج، أو أخبار لا فائدة منها من مواقع التواصل الاجتماعي فأنت ترسّخ هذه الأفكار فيه وهو ما سيستمر لبقية اليوم وينعكس على ردود فعلك الواعية أو أسلوبك، أما إذا بدأت اليوم بروتين خالٍ من الهاتف فقط أنت ونفسك وموسيقى هادئة أو تحضير فطور أو قد تبدأ بوضع قائمة مهام لهذا اليوم ستلاحظ فرقاً كبيراً في ردود أفعالك.
الثقل والأهمية تتفوق على العجلة والفعالية
عندما تضع برنامج أو قائمة مهام فكر بشيء واحد فقط: “ما الشيء الذي إذا فعلته اليوم سيكسبني وقت أطول غداً؟ سيكون تأثيره أضخم في المستقبل؟”، ثم ابدأ بتصنيف المهام كالتالي بالترتيب (إذا كان جواب السؤال نعم ننتقل للمهمة التالية أما إذا كان لا ننتقل للسؤال التالي على نفس المهمة):
- هل يمكنني إقصائها؟ أن أقول لا؟
- هل يمكنني القيام بها آلياً (دفع فاتورة مثلاً)؟
- هل يمكنني تفويض شخص ما ليقوم بها؟
- هل عليّ القيام بها فوراً أم يمكنها تحمّل قليلاً من التأجيل وأقوم بها لاحقاً؟
- وهكذا تكون أمام إنجاز مهمة وإقصاء أخرى وتفويض غيرها وإعادة تدوير إحداها بنفس الأسئلة لكن في يوم آخر.
قاعدة الـ 15 دقيقة
لنقل لديك مشروع عليك العمل عليه لكن لا تشعر بالرغبة بالبدء، حدد 15 دقيقة على المؤقت وباشر بالعمل مسمّياً المدة بأنها “مدة محاولة واستكشاف” وقل انك ستعمل على المشروع فقط لهذه المدة. ستشعر بعدها أن الأمر بسيط وستجد نفسك تستمر لساعة أو ساعتين أو مهما كانت المدة المطلوبة؛ فالبدء هو الخطوة الأصعب لكن متى ما بدأت فالأمر يتحول للبسيط.
قلّل من القرارات المتخذة
إذا كان لديك لمهام اليوم مهمة تتطلب تفكير ونشاط عقلي واتخاذ قرارت كثيرة لإنجازها، قلل من كمية القرارات الأخرى غير المرتبطة بها والتي عليك اتخاذها لهذا اليوم. قد يكون ذلك بأن تختار لباسك في اليوم السابق، أو أن تحضر الطعام لهذا اليوم مسبقاً. الأمر يشبه أن في عقلنا صندوق خاص بالقرارات عندما نأخذ قرار ينقص محتوى الصندوق، فاتّباع هذا الأسلوب يغنيك عن انتهاء محتوى الصندوق باكراً في اليوم، وعندها لن تكون قادراً على الإنجاز أو العمل.
تجنب الفوضى
كن حريصاً دوماً على أن تكون بيئة العمل مرتبة ونظيفة، قد ينسينا زحام المهام والأعمال ضرورة الترتيب أو يلهينا عنه،وقد تكون الفوضى حقيقة بيئة إبداعية للبعض لكن ستذهل من النتائج التي ستحققها عندما تعمل ببيئة مرتبة ونظيفة.
جدول بمرونة والتزم بالجدول
أعلم أن هذا يبدو بديهياً نوعاً ما، ولكن يجب ذكره وتوضيحه هنا. عندما تضع جدول مهام كن مرناً في التخطيط وافسح مجالاً للأخطاء أو الحوادث المحتملة، فمثلاً لديك موعد الساعة الثالثة إذاً جدول موعد الخروج في الثالثة إلا ربع، عليك إنهاء كتابة المقال يوم الخميس إذاً جدول موعد نهائي يوم الأربعاء، وهكذا. تذكر دوماً أن القرارات الفجائية السريعة غير المخطط لها والتي تُتَّخذ في اللحظة هي ما يقتل الإنتاجية، فبرغم أن جدولك يجب أن يكون مرناً للأخطاء وعليك أن تعتاد تعديله ليلائم الظرف، ولكن اجعل الحالة الأساسية هي الالتزام بما هو مجدول وفقط ماهو مجدول.
كافئ نفسك بعد الإنجاز والتزم بوجود “مزيلات التوتر”
عندما تخصص لنفسك جائزة (مشاهدة فيلم، خروج مع أصدقاء، تناول وجبة مفضلة كالشوكولا.. ) بعد إنجازك والتزامك بجدولك أمر مفيد، حيث يجعلك في حالة تحفيز مستمر للمواظبة على ذلك. أساس برنامج التنظيم أن يحوي المهام المطلوبة لهذا اليوم، لكن سيكون تغيير مفيد للغاية أن تشمل فيه أيضاً نشاط ترفيهي لوقت الاستراحة، أو أن يتضمن إطاراً زمنياً ولنسمّه “إطار الأنا”، من اسمه فإن مهمته إعادة شحن طاقتك ومنع نوبات التوتر لتكون قادراً على الإنجاز والالتزام على المدى البعيد. قد يكون النشاط الذهاب مع الأصدقاء أو وقت خاص للعائلة أو تطوير هواية أو فقط الاسترخاء وتناول الطعام.
مفاهيم مُساعِدة
تخصيص الوقت – Time-boxing
هي طريقة تقوم بها بتقسيم يومك لحجرات من الوقت، كل حجرة مخصصة لمهمة واحدة أو نشاط واحد. تختلف عن الto-do list فهي لا تحدد لك ماذا ستفعل فقط بل أيضاً متى ستفعله ولِكَم من الوقت.
الفائدة الأولى والأساسية لها أنها تجعلك أكثر وعياً لوقتك أين وكيف تقضيه. يجدر الذكر هنا أن هذه الطريقة لا تدخل بتفاصيل المهام وإنما تضع لك موجز أو صورة كبيرة ليومك، فمثلاً أنت تحدد حجرة وقت من ساعتين أو ثلاث للاجتماعات، وحجرة من ساعة للرد على الإيميلات، أو مثلاً حجرة وقت لخدمة العملاء.
أهم أربع نصائح عند بدئك بتطبيق Time-boxing:
- في البداية طبّقها ليوم واحد في الأسبوع حتى تعتاد عليها، ثم اعتمدها لاحقاً في أسبوعك كاملاً.
- خصص ضمن اليوم حجرة وقت للترميم. حجرة الترميم قد تكون في نهاية اليوم أو نهاية الأسبوع وهي عدة ساعات تخصصها لإتمام المهام التي لم تنته في حجرتها المحددة.
- اجعل حجرات الوقت متوافقة مع طاقتك، أي إذا كنت شخص يفضل العمل صباحاً، حيث تكون طاقتك في ذروتها صباحاً، عليك عندئذ أن تخصص حجرات الأعمال الهامة في الصباح وباقي الحجرات في الوقت المتبقي.
- عدّل يوميّاً على مدة الحجرات؛ قد تخصص حجرة وقت للرد على الإيميلات من ساعة، لكن تكتشفت لاحقاً أنها تحتاج أقل أو أكثر؛ عدّل هذه المدة في الأيام القادمة.
تجميع المهام – Batching
تخيل لو كنا نغسل كل قطعة ثياب لوحدها بدلاً من تجميعهم، الأمر صعب ومكلف وغير منطقي! الحالة ذاتها تنطبق على بعض المهام، فمثلاً بدلاً من أن تتفقد الإيميلات صباحاً وتؤجل الرد للظهيرة، أو مثلاً أن ترد على كل واحد على حدة، قم بتجميع الإيميلات ورد عليهم جميعاً. أو مثلاً حاول عند تخطيط موعد اجتماعك أن يكون في وقت الغداء، قد تطبّق هذه الطريقة أيضاً بأن تستمع لكتاب audible خلال تمرينك الرياضي. ولكن انتبه! الـ Batching يختلف عن الـ Multitasking أو القيام بعدة مهام معاً؛ حيث أن التجميع يكون لمهام لا يؤثر بعضها على بعض عند القيام بها معاً.
توضيح أكثر:
one way to effectively manage your time
طريقة أو مصفوفة آيزنهاور Eisenhower Matrix
هي طريقة تهدف لتصنيف المهام ضمن أربع فئات لتسهيل تنظيمها، وذلك كالتالي:
الأمور المهمة والعاجلة: القيام بها أولاً
الأمور المهمة غير العاجلة: القيام بها ثانياً
الأمور غير المهمة العاجلة: القيام بها لاحقاً
الأمور غير المهمة وغير العاجلة: لا حاجة للقيام بها حالياً
تقنية البومودورو Pomodoro Technique
تقوم هذه التقنية على بناء توزيع زمني للمهام بحيث تعمل لمدة 25 دقيقة وتستريح لمدة 5 دقائق بعدها، وتأخذ استراحة طويلة من 15-20 دقيقة بعد إنجازك لأربع دورات. هكذا تضمن بقاء عقلك متيقظاً بعيداً عن الخمول، وتشمل أخذ استراحات أثناء العمل بحيث تكون إنتاجيتك عظمى في نهاية اليوم.
تطبيقات مفيدة ومهمة
- To doist
- Google calendar
- Evernote
- Notion
- Google keep
مهارة إدارة الوقت مهمة جدّاً في حياتك بغض النظر عن المرحلة العمرية، فتأثيرها سحري على كل الجوانب وجميع الأصعدة. لن تصدّق مدى قوة مفعولها حتى تبدأ بإدخالها لحياتك وتطبيقها، فماذا تنتظر؟!