في حال تضمن عملك الإشراف على مشاريع أو مجموعة من الموظفين أو الأشخاص، فإن تحسين مهارات التفويض الخاصة بك من شأنه مساعدتك على إدارة مهامك وتوزيعها على الأشخاص ضمن فريق العمل أو المشروع بشكل أكثر كفاءة وفعالية. إذ يعتبر التفويض أحد أهم المهارات الإدارية، والتي يمكن تحسينها وتطويرها من خلال الممارسة والبحث. نتعرف في مقالنا على مهارة التفويض، ونناقش أهميتها مع تقديم خطوات قابلة للتنفيذ حول كيفية تحسينها وتطويرها.
ما هي مهارة التفويض
من أهم المهارات الإدارية التي تتيح لك توجيه الموظفين أو الأشخاص ضمن مشروع أو عمل معين ومنحهم سلطات تمكنهم من إكمال المهام الموكلة إليهم بالشكل الذي يقلل من الوقت والجهد اللازم لإنجاز العمل. عبر توزيع المهام على أفراد فريق العمل، يمكنك تقليل الأعباء الواقعة على عاتقك وضمان عدم نسيان أو إهمال أي جزئيات ضمن المشروع، إذ يحسن الاختيار الناجح للشخص المناسب لكل مهمة بشكل كبير من مخرجات هذا العمل أو المشروع.
أهمية التفويض
تتجلى أهمية مهارات التفويض في كل مما يلي:
- تمكين أفراد فريق العمل
توزيع المهام على أفراد الفريق من شأنه تعزيز شعورهم بثقة مديرهم بقدرتهم على أداء المهام الموكلة إليهم، وبالتالي أهميتهم بالنسبة للفريق مما يزيد من إنتاجيتهم وأدائهم.
- بناء الثقة ضمن الفريق
يعني تفويض مهمة بشكل أساسي قدرة شخص آخر على أدائها بنجاح، يؤدي ذلك مع الوقت إلى زيادة الثقة بين زملاء العمل كونهم مدركين لقدرات بعضهم البعض.
- تقليل أعباء العمل
يتيح لك التفويض الناجح للمهام تقليل الجهد والوقت اللازم لإنجازها، وبالتالي إمكانية استغلال الوقت في أمور أخرى هادفة لتطوير المؤسسة وتحسينها.
- مساعدة الأعضاء على تعلم أمور جديدة
في بعض الأحيان، لا يمكن لأعضاء الفريق الذين تلقوا مهمة ما إنجازها بشكل ناجح، لكن مع تقديم التدريب اللازم لهم، يمكنهم تطوير مهارات جديدة من شأنها مساعدتهم في مسارهم المهني والعملي.
بعض المهارات المستخدمة في التفويض
تتضمن المهارات الأكثر شيوعًا المستخدمة في التفويض كلًا من:
- التواصل
يعد إيصال المهمة وتفاصيلها بشكلها الصحيح لشخص معين من أهم مهارات التفويض. وإلى جانب مهارات التواصل الكتابية والشفوية، يحتاج التفويض إلى مهارات استماع جيدة لفهم مخاوف أفراد فريق العمل والاستماع لهم والتأكد من فهمهم لما تتوقعه منهم.
- إدارة الوقت
على الرغم من تقليل التفويض لعبء العمل، تبقى الإدارة الناجحة للوقت أمرًا أساسيًا لنجاح العمل أو الفريق. عند تفويض مهمة لشخص ما، ينبغي إعلامه بموعدها النهائي ومختلف الجداول الزمنية المترتبة على إنجازها.
- التدريب
يتعلق التفويض الناجح للمهام على قدرة أفراد الفريق على أداء المهام المفوضة لهم بنجاح. عند تفويض المهام بانتظام، من الضروري الاستفادة من مهارات التدريب، إذ يمكنها مساعدة الأفراد على اكتساب قدرات ومهارات جديدة تساعدهم على إنجاز عملهم بشكل أسهل وأكثر كفاءة.
- تقديم الملاحظات
يعتبر تقييم عمل أعضاء الفريق خلال قيامهم بالمهام المفوضة لهم وتقديم النقد البناء أحد الجوانب الهامة في التفويض. إذ يمكن للفرد الذي يعرف جيدًا نقاط ضعفه ويعمل على تحسينها إنجاز أي مهمة بكفاءة.
- الثقة
تتيح الثقة التي تضعها في أفراد الفريق لإنجاز المهام الموكلة لهم باستمرار دورة التفويض في مختلف المشاريع والأعمال. كما يساعد منح الأعضاء لحرية اتخاذ قرارهم فيما يخص كيفية إنجازهم للمهام الموكلة لهم على خلق الثقة.
نصائح لتحسين مهارتك في التفويض
- اعتياد فكرة تفويض المهام الخاصة بك
يعتبر الاعتياد على تفويض المهام من أكبر التحديات التي يواجهها المدراء وقادة الفرق. إذ تنبع المشكلة من كون المسؤولين عن العمل متحمسين لإنجاز مهامهم بأنفسهم، إضافًة لافتقادهم للثقة بأعضاء فرقهم في أداء هذه المهام بنفس مستوى الكفاءة التي يتمتعون بها. إذ تتجلى أولى خطوات تحسين مهارات التفويض في تعلم الثقة بالآخرين. يمكن البدء بتفويض مهام ثانوية والتفويض تدريجيًا للمهام الأكثر تعقيدًا مع زيادة ثقتك بأعضاء الفريق.
- إنشاء نظام التسلسل الهرمي الخاص بالمهام
معرفة المهام اللازم تفويضها لكل شخص يتضمن تقييم أهمية كل مهمة وصعوبة إنجازها. يمكنك تحسين استراتيجية التفويض عبر إنشاء نظام أولوية المهام بمعايير خاصة بفريقك. بعد ذلك، يمكنك التعامل مع المهام الأكثر تعقيدًا بنفسك وتفويض الآخرين تبعًا لصعوبة كل مهمة وخبرة وتخصص كل فرد ضمن الفرق.
- التفويض تبعًا لنقاط القوة لدى أفراد الفريق
عند اختيار معايير تفويض المهام، تعتبر نقاط القوة والضعف لدى أعضاء الفريق عاملًا أساسيًا في اتخاذ القرار.إذ يساعد تفويض المهام تبعًا لهذه النقاط في إنجازها بشكل أكثر كفاءة وضمن مواعيد التسليم المحددة.
- إرشاد أفراد الفريق لكيفية أداء مهامهم
يعتمد التفويض الناجح عادًة على توجيه تعليمات مباشرة لأعضاء الفريق. والذي يشتمل على أي معلومات قد تكون ضرورية لإنجاز المهمة الموكلة إليهم، عدا عن تأكيد فهم الفرد لهذه المهمة وتفاصيلها. إذ يمكن لإعطاء المعلومات الشاملة قبل بدء العمل توفير الوقت بشكل كبير، إذ تقل فرص حدوث فجوات ومشاكل في التواصل أثناء إنجاز المهام.
- مساعدة أفراد الفريق على اكتساب مهارات جديدة
في حال عدم وجود أي فرد يمتلك مهارة لازمة لإنجاز مهمة معينة ضمن فريقك، يمكنك منح أعضاء الفريق وقت على المدى الطويل ليتمكنوا من تعلم مهارات جديدة عوضًا عن أدائها بنفسك، بهذا الشكل يمكن لهم تولي المهام المماثلة مستقبلًا. يمكن أن يتضمن ذلك تقديم تدريبات مكتوبة أو عروض تقديمية أو محاضرات أو مزيج بين الطرق الثلاثة.
- الموازنة بين منح الثقة لأفراد الفريق وتدقيق أعمالهم
من أهم مهارات التفويض تعلم الثقة بأعضاء فريقك ومعرفة الوقت المناسب للتحقق من تقدمهم. عادًة ما يتعلق إيجاد التوازن بين الأمرين على صفات كل عضو ضمن الفريق على حدى، إذ يميل البعض للعمل بشكل أفضل عند تركه بمفرده، بينما يفضل آخرون الإشراف المستمر على أعمالهم للبقاء متحمسين لإنجازها.
- تقديم الملاحظات
يعتبر تقديم الملاحظات من الجوانب الهامة في التفويض أيضًا، إذ يمنح فرصة لأعضاء الفريق لفهم أدائهم والطرق المناسبة لتحسينه. إضافًة لأهمية تقديم الدعم الإيجابي والثناء والنقد البناء، والعمل على تشجيع أعضاء الفريق على تقديم ملاحظاتهم فيما يخص كيفية التفويض وإعطاء التعليمات اللازمة لاستكمال المهمة. إضافًة لما سبق، يمكن لتقديم الملاحظات وتشجيع أعضاء الفريق أن يحسن التواصل فيما بينهم ويعزز الثقة ضمن الفريق.